Fazer o fechamento de caixa é um processo que muitos empresários temem, sem nem saber por onde começar.
Esse procedimento deve ser feito diariamente para garantir uma boa gestão do negócio, detectando problemas e os corrigindo rapidamente.
Para auxiliar você, detalhamos o fechamento de caixa, mostrando passo a passo como fazê-lo. Continue lendo e confira!
O que é fechamento de caixa?
Para saber como fazer corretamente o fechamento de caixa, deve-se entender exatamente o que isso significa.
Chamamos de fechamento de caixa o procedimento de controle relacionado com o conferimento das entradas e das saídas.
A partir dele conseguimos conferir que o saldo real corresponde aos controles financeiros da empresa, assim como também detectar problemas, como retiradas e cobranças indevidas ou recebimentos extras.
O fechamento de caixa é realizado por muitas empresas que contam com entradas e saídas ao longo do dia, como supermercados, lanchonetes e negócios que vendem diretamente para o consumidor.
Ele pode ser feito diariamente na troca de horário dos colaboradores ou de maneira mais espaçada durante o mês. Nós recomendamos que seja feito diariamente.
Como fazer um fechamento de caixa sem erros?
Seguir alguns passos pode auxiliar na hora do fechamento de caixa. Confira nossas dicas!
Escolha um responsável confiável
O fechamento de caixa deve ser feito por um profissional capacitado e de confiança.
Em pequenas e médias empresas é comum que ele seja realizado pelo próprio dono ou gerente. Já em negócios com maior fluxo de dinheiro normalmente é feito pelo colaborador responsável pelo financeiro.
Registre o saldo de abertura
Qualquer caixa recebe uma quantidade de dinheiro no início do seu trabalho para poder dar troco.
Registre esse valor em um sistema para poder conferir no final do dia.
Uma boa prática que sempre incentivamos para os nossos clientes é fazer a contagem desse dinheiro junto com o colaborador que irá operar o caixa.
Outra opção é que o responsável faça a contagem e que o colaborador a refaça. Isso evita futuros problemas e ainda garante maior assertividade.
Mantenha um registro das entradas e saídas
Mesmo que sua empresa não conte com um sistema automático é fundamental que seja feito um registro de todas as entradas e saídas.
Por menor que seja o valor, ele deve ser registrado para que o fechamento de caixa seja feito de maneira correta.
Você pode separar em algumas categorias, como:
- vendas em dinheiro,
- registros de pagamento em cartão,
- cheques,
- devoluções,
- notas fiscais,
- pagamento de mercadorias.
Caso você conte com um sistema deve-se orientar o colaborador como classificar as operações de maneira correta.
Confira e feche o caixa
Na hora da saída do colaborador deve-se conferir todo o valor que entrou no caixa em dinheiro, retirar a quantia que foi dada para a abertura e verificar se há alguma discrepância.
É normal que faltem alguns centavos ou até mesmo alguns reais, mas acima disso, deve-se ficar atento e descontar da quebra de caixa do colaborador.
Todo esse processo deve ser feito na frente do funcionário, depois de outro já ter assumido a posição. Afinal, os clientes não querem ficar esperando por essa mudança de atendente.
Caso seja notado alguma diferença nos valores, o colaborador deve assinar um vale autorizando a retirada da quebra de caixa no mesmo dia.
Aqui podemos destacar a importância do fechamento ocorrer diariamente, facilitando a detecção de erros e sua correção imediata.
Confira todas as operações
Por último, o responsável deve conferir todas as operações que foram realizadas e confirmar sua entrada, desde cheques até compras no cartão.
No início será difícil mas com o tempo e prática esse trabalho se torna mais simples.
Caso seja poucas operações esse processo também deve ser feito na frente do colaborador. Se forem muitas, pode ser realizado em outro momento.
Se tudo estiver certo, ótimo! Agora basta repetir o processo até torná-lo uma rotina em sua empresa!
Agora que você já sabe como fazer o fechamento de caixa que tal compartilhar esse post com os seus colaboradores para eles se inteirarem sobre este importante assunto?
